Une trousse de ressources pensée pour les studios de jeu vidéo du Québec. Elle rassemble des repères pratiques et des ressources fiables pour mieux comprendre les principaux enjeux liés au développement d’un studio et savoir où chercher pour aller plus loin.
Trousse de développement pour studios
1.5 Comptabilité, fiscalité et contrôles internes de base
Comptabilité, fiscalité et contrôles internes de base
Une jeune entreprise n’a pas nécessairement besoin d’un département des finances. Elle a besoin de savoir où va son argent, de conserver les bonnes preuves et de respecter ses obligations fiscales au bon moment.
Pour un studio de jeu vidéo, cette discipline est particulièrement importante. Les dépenses commencent souvent bien avant les revenus, plusieurs programmes de financement et crédits d’impôt reposent sur des coûts documentés et les premières embauches ajoutent rapidement des obligations liées à la paie.
L’objectif est de mettre en place un système simple permettant de suivre les finances du studio, de respecter ses obligations et de produire l’information nécessaire lorsqu’un programme, une institution financière, un partenaire ou une personne professionnelle la demande.
À retenir
- Les finances du studio et les finances personnelles des personnes fondatrices devraient être séparées le plus tôt possible.
- Une transaction bancaire ne suffit pas toujours à justifier une dépense. Les factures, reçus, contrats et autres pièces justificatives doivent être conservés de manière organisée.
- Les taxes perçues, retenues à la source et autres sommes qui devront être remises aux autorités ne devraient pas être considérées comme de la trésorerie disponible pour financer les activités du studio.
- Quelques contrôles simples, comme définir qui peut engager une dépense, conserver les documents au même endroit et vérifier régulièrement les comptes, permettent de poser de bonnes bases dès le démarrage.
Pourquoi c’est important
Au début, quelques dépenses sur une carte personnelle semblent faciles à gérer.
Puis arrivent les abonnements logiciels, les pigistes, les premières paies, les taxes, les revenus de contrats, un paiement d’éditeur ou une demande de financement.
Sans système clair, il devient rapidement difficile de répondre à des questions pourtant simples : combien le studio a-t-il réellement dépensé? Où est la facture? Cette somme est-elle réellement disponible? Les taxes ont-elles été mises de côté? Qui a autorisé cette dépense?
Une information financière fiable aide autant à respecter les obligations de l’entreprise qu’à prendre de meilleures décisions. Elle devient également importante lorsqu’un studio souhaite obtenir du financement, réclamer un crédit d’impôt ou démontrer certaines dépenses admissibles.
L’objectif n’est pas de complexifier les opérations. Il est de mettre en place suffisamment de discipline pour que l’information financière reste claire et utilisable à mesure que le studio évolue.
Ressources
Partenaires de services de La Guilde pouvant vous accompagner sur ce sujet :
OnCompte accompagne les startups et PME dans leur gestion comptable et financière. Ses services couvrent notamment la tenue de livres, les taxes, la paie, les prévisions de trésorerie, la budgétisation et la direction financière sur demande.
Innoprofits accompagne les entreprises dans leurs réclamations fiscales et leurs stratégies de financement de l’innovation. Pour les studios de jeu vidéo, son expertise peut notamment être pertinente pour le crédit d’impôt pour la production de titres multimédias (CTMM) et la RS&DE.
La Banque Nationale offre des solutions bancaires et financières destinées aux entreprises, notamment pour la gestion quotidienne, les liquidités et le financement. Les membres de La Guilde peuvent communiquer avec l’équipe de La Guilde pour être mis en relation avec les ressources de la Banque Nationale spécialisées dans les industries créatives.
Autres ressources :
Investissement Québec | Production de titres multimédias
Référence officielle pour les studios qui souhaitent comprendre le crédit d’impôt pour la production de titres multimédias, les critères d’admissibilité et les documents nécessaires à la démarche d’attestation. Cette ressource est particulièrement importante pour comprendre pourquoi certaines dépenses et informations doivent être correctement documentées dès le départ.
Revenu Québec | Tenue de registres et conservation des pièces justificatives
Référence officielle sur les registres, factures et autres pièces justificatives qu’une entreprise doit conserver. Elle précise également les exigences applicables aux documents conservés électroniquement et leur durée générale de conservation.
Revenu Québec | Inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ
Point de départ pour déterminer quand une entreprise doit s’inscrire aux fichiers de la TPS et de la TVQ, comprendre les responsabilités qui accompagnent cette inscription et effectuer les démarches nécessaires.
Revenu Québec | Trousse employeur
Ressource à consulter lorsque le studio commence à verser des salaires. Elle regroupe l’information et les outils liés aux retenues à la source, aux cotisations de l’employeur et aux principales obligations de paie.
BDC | Les essentiels de la comptabilité
Introduction pratique à la comptabilité destinée aux personnes qui dirigent une entreprise. La ressource explique notamment la tenue de livres, les états financiers, la gestion des flux de trésorerie et plusieurs pratiques de contrôle permettant de maintenir une information financière fiable.